Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) előírja, hogy az adókötelezettség megállapításához szükséges bizonylatokat (pl. számlákat), nyilvántartásokat (pl. áfa analitika) az adókötelezettség elévüléséig kell megőrizni. Az elévülés időpontja annak az évnek az utolsó napjától számított 5 év, amikor az adott bizonylat alapján bevallást tett vagy kellett volna tenni. Az elévülés időszakát megszakítja, ha a vállalkozó önellenőrzést végez, és annak eredménye rá nézve pozitív. Az iratokat azon a helyen kell őrizni, amely a NAV-nál, mint iratőrzési hely van bejelentve.
A számviteli törvény értelmében az éves beszámolót (ha szükséges készíteni, akkor az üzleti jelentést is) és az ezeket alátámasztó bizonylatokat (úgymint leltárt, értékeléseket, főkönyvi kivonatot vagy a naplófőkönyvet) olvasható formában legalább 8 évig meg kell őrizni. Szintén 8 évig kell megőrizni a könyvelés alapbizonylatait (pl. számlák, bankszámlakivonatok, pénztárbizonylatok).
Értelmezzük az előző bekezdéseket. Ha egy havi áfa bevalló cég egy 2014. márciusi számlája alapján áfát von le, azt ugye elvileg a 2014. április 20-án esedékes bevallásába állítja be. Áfa szempontból a bizonylat megőrzése 2019. december 31-ig kötelező, vagyis eddig az időpontig tehet az adóhivatal megállapítást a számlával kapcsolatban. A társasági adóbevallás esedékessége 2015. május 31. lesz, így TAO szempontból a megőrzési kötelezettség 2016. december 31-ig tart. Ha a 2014. márciusi áfa bevallást a társaság önellenőrzéssel helyesbíti 2015 áprilisában, akkor az áfa szempontjából szintén 2016. december 31-ig ellenőrizhető. Ugyanezen bizonylat elévülése számviteli szempontból pedig 8 év, azaz 2022. december 31.
Az elektronikus formában kiállított bizonylatokat elektronikus formában kell megőrizni, kizárva az utólagos módosítás lehetőségét. Az elektronikus számlákhoz szokott tartozni egy kinyomatatható bizonylat is, de ez csak egy segédlet a kontírozáshoz, könyveléshez, önmagában ennek megőrzése nem elegendő!
Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról készített elektronikus másolat elévülési időn belüli megőrzése is elegendő, amennyiben a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
A megőrzési kötelezettség vonatkozik az a számítógépen rögzített adatokra is, és ha egy bizonylat típus szigorú számadás alá van vonva, akkor a rontott példányokra is.
A munkáltatónak (kifizetőnek) az általa megállapított adó, adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatokat 5 évig kell megőriznie, és egyáltalán nem selejtezhetők a munkaügyi, bér- és társadalombiztosítási nyilvántartások.
Nem selejtezhetők továbbá a tulajdonjog megállapításával kapcsolatos iratok.
A szerződéseket, melyek alapján az egyéb bizonyaltokat értelmezni lehet, szintén 5 évig érdemes megőrizni, itt az 5 évet az utolsó ügylet lezárultától kell számolni.
Nem kötelező, de ajánlott megőrizni azon munka-, megbízási és vállalkozási szerződéseket is, amelyekből a szerzői jogi jogosultság megállapítható, ha az a munkáltatót, megbízót illeti.
Azokat a bizonylatokat, amelyek hosszabb ügylethez kapcsolódnak, pl. egy vállalkozást 10-20 évig szolgáló tárgyi eszköz számláját az eszköz kivezetését követő 5 évig kell megőrizni.
Ha tetszett lájkold!
Ha hasznosnak találtad, oszd meg!
Kövess a facebookon, a pinteresten és a twitteren!
Ha kiváncsi vagy további posztjaimra is, KATTINTS IDE!
Ha szeretnéd megkapni ajándék tanulmányaimat a számlakiállításról és a magánszemélyek ingó értékesítésének adózásáról, akkor KATTINTS IDE!
